Dê tempo ao tempo

por: Margarete Azevedo

Antes que venha a doença, procure entender-se com seu relógio; tente ser ágil e produtivo, sem se estressar, dentro do seu período exato de trabalho!

Primeiro vem o estresse, seguido da somatização da doença e, só após o tratamento e cura, a dura constatação: é preciso administrar melhor o nosso tempo. Aos 18 anos, o paulista Christian Barbosa experimentou todas essas fases para descobrir os males devastadores do excesso de atividades e falta de planejamento. “Eu tinha uma empresa de tecnologia. Não entendia nada de gestão do tempo, acreditava que era algo que não dava certo. Minha formação era em matemática e computação. Doente, eu não tive outra opção a não ser mudar.” Após a recuperação e mudança, escreveu os livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião; é coautor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.

Antes dos livros, Barbosa foi aconselhado a buscar atividades como ioga, meditação e gestão de tempo. Resultado: tornou-se um consultor na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

Hoje, emprega o seu tempo em treinamentos e palestras para as maiores empresas do País e da Fortune 100. “Se pudesse resumir gestão de tempo em uma única palavra, esta seria método. As pessoas precisam buscar esse tipo de informação. Não é uma habilidade nata. É uma competência que realmente pode ser aprendida.”

Nem todos são iguais, mas alguns aspectos se aplicam sobre a vida das pessoas. Barbosa relata que é preciso compreender que gastamos as horas do dia em três tipos de atividades: reuniões (compromissos com hora marcada), informações (suas anotações/conhecimento) e tarefas (atividades que tem um dia para serem executadas, sem um horário definido de início ou término). Segundo ele, é necessário entender o que é importante, urgente e circunstancial. Aquilo que chama de tríade do tempo.

O dia a dia da maioria dos profissionais, conforme o consultor, é recheado de tarefas e não de compromissos – com exceção dos profissionais de vendas, que estão sempre em visita a clientes. Com isso, as pessoas são acostumadas a marcarem seus compromissos e deixarem suas demais atividades de lado. “Esse tipo de classificação ajuda a se concentrar em tarefas que precisam ser feitas”, acrescenta.

Todas as atividades que uma pessoa faz ou considera de importância em sua vida são essenciais. “São tarefas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo”, explica Barbosa. Atividades urgentes são as que precisam ser realizadas ime- diatamente, pois o prazo para execução é curto ou então já acabou. “Em geral, não podem ser previstas, por isso causam estresse nas pessoas.” A circunstancial são as tarefas desnecessárias, excessivas ou por serem “socialmente” apropria- das. São aquelas que não levam a lugar nenhum, que não trazem resultados, apenas frustrações. Por exemplo, o uso demasiado da Internet, bem como dos e-mails, MSN, Orkut, segundo ele.

Prioridades

Falar em gerenciamento do tempo implica em ter objetivos claros, metas. “As pessoas não gastam o tempo de forma subjetiva; na realidade, elas não sabem utilizar o tempo que têm. Às vezes, elas dispõem de 15 minutos para ficar no Orkut e gastam duas horas. É preciso ter limites”, exemplifica o consultor. No dia a dia, as principais queixas que ouve são relacionadas ao excesso de urgência e a falta de tempo generalizado. “As empresas estão viciadas em estabelecer tudo como urgen- te. Os líderes precisam identificar claramente o que é prioritário para os seus times.” Uma vez criada essa consciência nos grupos, fica mais fácil as pessoas se organizarem.

Na prática, segundo Barbosa, as pessoas empregam o seu tempo com aquilo que é mais eminente e, muitas vezes, as atividades importantes ficam de lado. “Elas precisam ter muito mais foco naquilo que realmente é importante, que contribui na sua evolução, do que simplesmente aplicar o seu tempo nas atividades urgentes que as fazem simplesmente agir e, às vezes, não sair do lugar.”

A disponibilidade integral das pessoas ao trabalho, em razão do desenvolvimento das tecnologias, em vez de ajudar, pode fazer com que percam o controle. “Essa é uma questão de assertividade. As pessoas aceitam tudo sem medir quanto tempo gastam para fazer uma determinada atividade. Elas devem criar um modelo mental para estabelecer o tempo para seus afazeres”, assegura o consultor.

Embora ler seja uma excelente forma de obter informações, nem tudo o que chega às nossas mãos é importante. Exemplo disso são as empresas de marketing, elas são mestras em transformar a correspondência comercial para que recebam ares importantes. Ganha tempo quem destina esse material para o lixo ou reciclagem. Diminuir a checagem do correio eletrônico também costuma render tempo, principalmente, no que se refere aos spams, propagandas, correntes etc. Por fim, é aconselhável inteirar-se do que o outro está fazendo, além de reduzir as reuniões.

Conselhos úteis

Atividades desagradáveis ou chatas não devem ser adiadas. Conforme o consultor, elas precisam ser realizadas no período do dia em que se está mais ativo ou divididas em pequenas tarefas. Por exemplo, se for necessário elaborar um relatório, é bom fazer meia hora no período da manhã, à tarde e no dia seguinte. “A tendência é realizá-las com mais facilidade. Caso a pessoa postergue para um período do dia em que já está cansada, simplesmente, ela vai enrolar aquela atividade até quando não der mais.”

Pessoas que têm medo de perder o controle, que acreditam ser as únicas capazes de efetuar uma função, costumam padecer com a falta de tempo, quando poderiam delegar o serviço. “No caso dos gestores, delegar é uma opção vital para garantir a sobrevivência do tempo”, afirma Barbosa. Em tese, delegam-se atividades que podem ser executadas por pessoas que custem menos para a empresa. Saber delegar é um dos benefícios do poder.

Saber dizer não também é uma habilidade imprescindível para maximizar o tempo. Conforme o consultor, a situação é uma saia justa, principalmente no Brasil, pois as pessoas, na maioria das vezes, não aceitam ouvir uma negativa. “Só se deve aceitar um trabalho, Primeiro, quando existir benefício e, segundo, quando há tempo para realizá-lo. É melhor dizer não, do que aceitar e não conseguir entregá-lo. Assim, fica visto como uma pessoa que não consegue cumprir prazos”, orienta. Nessas circunstâncias, é aconselhável ser diplomático, isto é, propor outra saída. “Gestores têm de ter a cabeça mais aberta, para entender que o ser humano não é máquina.”

Agenda tradicional, caderno ou software, Barbosa destaca que é indispensável dispor de uma ferramenta para gerenciar as atividades diárias. “Ela deve ser escolhida de acordo com o perfil da pessoa. Por exemplo, quem é high-tech vai se dar bem com softwares on-line. Mas uma simples agenda traz o mesmo resultado para quem é conservador.” Inúmeros recados e bilhetes não ajudam na organização de um planejamento, ao contrário, podem atrapalhar ainda mais no cumprimento das atividades.